Vous avez besoin de créer un contrat régulier sans planning de référence.
On vous explique tout ci-dessous !
📹 En vidéo dans un premier temps
📝 À l'écrit si vous préférez
Création du contrat
Rendez-vous sur le menu Famille - Les enfants puis sur la fiche enfant en question onglet Contrats et utiliser le bouton + Ajouter un contrat.
Complétez chaque champ du contrat mais laissez dans l'onglet Planning la semaine de référence vide (donc la semaine de référence sera de 0h) !
La facturation
Une fois le compte client rattaché au contrat, vous aurez plusieurs petites choses à modifier en lien avec la facturation.
Onglet Facturation du contrat, vous pouvez cliquer sur Personnaliser la configuration et vous pouvez ouvrir le bloc Paramètres de base.
Au niveau du lissage du contrat vous devrez passer le lissage en lissage Lissé sur un nombre de semaines.
Et à la question "Souhaitez-vous que le lissage se fasse" vous devrez choisir En multipliant par le nombre de semaines dans un mois. Comme ci-dessous :
Tout cela vous permettra d'enregistrer une quantité d'heures, de jours, ou de demi-journées à facturer par mois en fonction de ce que vous avez défini avec la famille. Vous pouvez enregistrer cette quantité toujours depuis l'onglet Facturation du contrat :
Vous pouvez aussi modifier le tarif horaire appliqué au contrat, en haut à droite de la fenêtre depuis l'encart Tarif d'une présence, les factures s'ajusteront ainsi en fonction.
⚠️ La quantité à facturer par mois sera reportée telle quelle dans les factures.
Aucune déduction ne sera appliquée en plus lors des fermetures de la structure par exemple. Vous devez de ce fait, bien déduire en amont les éventuelles fermetures que vous ne souhaitez pas facturer à la famille.
Exemple :
Si la famille vous demande un accueil pour 40h par semaine.
Et que la crèche est ouverte 47 semaines (cela signifie que vous déduisez 5
semaines de congés sur une année entière),
vous devrez facturer la famille 156.6667 heures par mois
Car : 40 heures x 47 semaines / 12 mois = 156.6667 heures.
Suite à l'enregistrement du contrat et à la création des factures, les plannings de l'enfant pourront être créés au fur et à mesure des demandes des parents.
Soit depuis la fiche enfant, en cliquant sur Gérer le planning - Ajouter plusieurs plannings si vous souhaitez créer plusieurs réservations d'un seul coup.
Soit, vous pourrez aussi acceptez les demandes de réservations effectuées par les parents depuis l'application Meeko Family !
Les réservations (dans la limite de la quantité facturée par mois) devront être ajoutées en Gratuit sur le planning. Vous pouvez visualiser un récapitulatif des heures déjà utilisées depuis la fiche enfant, en cliquant sur Gérer le planning - Ajouter plusieurs plannings.
