Ce guide détaille toutes les étapes possibles sur Meeko pour gérer vos pré-inscriptions, jusqu'à la validation des contrats.
Vous trouverez quelques astuces utiles pour vous simplifier l'utilisation du logiciel ;)
Récupérer ou ajouter des dossiers
Si vous avez déjà des dossiers d'inscription à rentrer vous-même :
Il suffit de vous rendre sur le menu Pré-inscription, puis de cliquer sur Ajouter un dossier.
Si vous souhaitez que les familles renseignent les données :
Vous pouvez leur partager le formulaire que Meeko vous génère automatiquement en cliquant sur le bouton Formulaire parent en haut à droite de la page.
Si vous souhaitez intégrer le formulaire sur votre propre site internet :
Trier mes dossiers
Ça y est vous avez plein de dossiers en attente, youpi ! Il faut maintenant les organiser pour prendre la décision ou non de les valider.
D'ailleurs petite astuce, vous pouvez les afficher sous forme de liste selon votre préférence grâce au bouton en haut à droite des dossiers.
Les dossiers sont rangés en 3 catégories principales : en attente, refusés et acceptés.
Meeko vous affiche ceux en attente mais vous pouvez modifier le filtre en haut de la liste :
De plus, Meeko intègre un système de filtres personnalisés grâce aux Tags qui sont comme des autocollants virtuels que vous ajoutez sur les dossiers ou les fiches.
Vous pouvez par exemple créer un tag "Rendez-vous" quand une date est fixée avec la famille :
Modifier et annoter mes dossiers
Comme le montre cet exemple, vous pouvez modifier un dossier en cliquant directement sur les données à modifier.
Il est aussi possible de laisser des notes dans le suivi du dossier. Ces notes sont uniquement pour vous et ne sont pas visibles par les parents.
Simulation des places disponibles
Lorsque vous avez besoin de tester plusieurs dossiers en même temps et voir s'ils concordent avec le planning souhaité, Meeko propose une simulation des pré-inscriptions et des contrats déjà en cours :
Cette fenêtre apparaît en cliquant sur Simulation des dossiers en haut à droite de vos pré-inscriptions.
Meeko prendra en compte tous les dossiers ajoutés à votre liste et tous les contrats en cours (validés) pour vérifier que vous ne dépassez pas la limite du nombre d'enfants, du taux d'occupation et de l'encadrement.
Pour en savoir plus sur les simulations des pré-inscriptions :
Créer des devis
Vous pouvez générer un devis pour la famille depuis le dossier de pré-inscription en cliquant simplement sur le bouton Devis.
Une fenêtre s'ouvre alors et affiche à la fois le résumé du dossier et une estimation de toutes les factures prévues sur la période demandée.
Configuration du tarif
Meeko va utiliser la configuration par défaut pour calculer les montants mais vous pouvez la modifier et en importer une autre avec le bouton Importer en haut à gauche ou directement modifier les paramètres de ce dossier uniquement en cliquant sur Personnaliser la configuration.
Si vous n'avez pas encore configuré votre méthode de facturation, notre équipe peut vous aider évidement et la démarche pour le faire vous-même est expliquée en allant ici :
Télécharger le devis rempli
Toujours depuis la fenêtre du devis, vous pouvez cliquer sur le bouton Télécharger en bas à gauche pour obtenir le devis rempli automatiquement par Meeko.
Si vous n'avez pas encore de modèle de devis, un bouton "configurer un nouveau modèle..." vous permettra d'aller dans les paramètres pour soit utiliser des modèles que nous proposons, soit pour importer votre propre fichier Word :
Valider un dossier de pré-inscription
Ça y est ! Tout est convenu avec la famille, vous pouvez valider le dossier afin que Meeko le transforme automatiquement en famille en créant la fiche enfant, les fiches parents et en préparant le contrat en brouillon.
Les petites choses à savoir :
Si vous acceptez un dossier par erreur, vous pouvez simplement supprimer la fiche enfant créée automatiquement afin que le dossier revienne "en attente".
Vous pouvez déposer un même dossier sur plusieurs de vos structures et choisir de l'accepter ici ou là.
Si vous acceptez ou surtout refusez un dossier, il n'y a pas d'email robot "dossier refusé" qui est envoyé pour éviter de mauvais retours des familles.
Vous pouvez très bien créer directement le dossier famille sans passer par une pré-inscription.
Si la famille existe déjà, Meeko ne va pas en créer une nouvelle mais va se baser sur les coordonnées des parents pour faire le lien tout seul.
Valider le contrat
Le contrat est en brouillon, cela vous permet de faire vos dernières vérifications avant de le valider et que l'enfant soit présent un peu partout sur Meeko.
Pour valider un contrat brouillon, il suffit de cliquer dessus puis sur Valider le contrat... en bas à droite.
À savoir qu'il est possible de dupliquer un contrat existant (comme sur la capture ci-dessus) afin de reprendre exactement les mêmes informations et de modifier juste certains points.
Et même si le contrat a déjà démarré vous pourrez modifier de nombreuses choses, notamment la facturation qui lui est liée...
Mais ça les enfants, ce sera pour une autre histoire...
FIN
Pour la suite de cette histoire, on vous emmène sur le guide qui débute du contrat et qui va jusqu'aux factures :