Vous commencez à bien prendre la main sur le logiciel, vous avez suivi le guide détaillé qui démarre au pré-inscription et qui va jusqu'aux contrats et arrive maintenant le moment où vous souhaitez gagner votre vie !
Okayyyyy, let's go, c'est partiiiiii ! (voix de fête foraine).
Vérifier le contrat
Avec Meeko, tout commence depuis le contrat de l'enfant.
La première chose à faire est donc de vérifier que tout est en ordre, on vous a préparé une check-list des points clés à vérifier :
Les dates de début et fin (souvent au maximum un an)
Les parents qui sont bien liés au contrat
Le planning de l'enfant
Les ressources famille (si votre facturation en dépend)
Le compte client qui sera facturé
l'IBAN (en cas de prélèvement SEPA)
Pour info, les paramètres de facturation, le compte client, les données pour le prélèvement SEPA, etc pourront être modifiés même si le contrat est validé.
Enfin, de la même manière que pour télécharger le devis, vous pouvez télécharger le contrat rempli en utilisant soit un modèle Meeko modifiable, soit en important votre propre modèle Word :
Mes configurations de facturation
La configuration de facturation, c'est ce qui permet de définir comment calculer les factures en fonction de plusieurs paramètres comme des tarifs horaires, un lissage, une dégressivité, etc.
Meeko permet d'avoir autant de configurations que vous le souhaitez. Vous pouvez par exemple avoir des contrats calculés à l'heure et d'autres au forfait jour.
Choisir la configuration
Vous avez peut être déjà créé une configuration au moment de générer des devis depuis les pré-inscriptions ? Dans ce cas, vous retrouverez les mêmes paramètres dans le contrat.
Si vous n'avez pas encore configuré votre méthode de facturation, notre équipe peut vous aider évidement et la démarche pour le faire vous-même est expliquée en allant ici :
Note : si ce n'est pas la bonne configuration qui est sélectionnée dans le contrat, vous pouvez re-importer la configuration comme sur la capture un peu plus bas.
Créer les factures
Lorsque vous importez la configuration ou modifiez des paramètres du contrat, une prévisualisation de toutes les factures du contrat s'affichent afin d'avoir une idée précise de ce que vous allez facturer.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer les factures, toutes les factures dessous seront créées en pro forma.
Pro forma c'est un terme comptable pour dire plus au moins que la facture est en brouillon, ce qui permet de la modifier avant de valider.
Vérifier les factures du mois
Les factures sont maintenant créées en pro forma pour toute la durée du contrat.
Elles sont automatiquement modifiées lorsque vous ajoutez une réservation, déduisez une absence ou si vous avez paramétré des dépassements par exemple.
Chaque pro forma porte un numéro de facture provisoire qui sera remplacé par le numéro définitif au moment de valider la facture.
Sur ces factures en pro forma, Meeko va vous prévenir si le tarif horaire ou si le nombre d'heure minimal dépasse la limite que vous avez fixée.
Vous pouvez d'ailleurs vérifier le détail d'une facture en passant la souris sur le montant :
Modifier une facture
Attention, modifier une facture en pro forma est différent que de vouloir rectifier une facture validée et émise.
En effet une pro forma peut être à la fois modifiée et totalement supprimée contrairement à une facture validée / émise qui doit être conservée avec la bonne numérotation pour votre comptabilité.
Si vous souhaitez ajouter une ligne supplémentaire, vous pouvez cliquer sur la facture puis sur le bouton Ajouter une ligne :
Vous pouvez supprimer une ligne avec la petite croix rouge à droite.
À savoir que pour modifier une ligne créée automatiquement, il est préférable d'aller directement modifier depuis le planning ou l'absence plutôt que de rectifier uniquement la ligne de la facture.
Enfin, si vous vous rendez compte qu'une facture n'a pas du tout la configuration choisie ou n'a pas de sens selon vos paramètres, il faut re-créer les factures directement depuis le contrat afin que Meeko re-génère les factures pro forma sans toucher aux factures déjà validées.
Valider et envoyer les factures
Lorsque votre facture pro forma est prête à être validée, vous pouvez cliquer sur le bouton Convertir en facture en bas de celle-ci pour la verrouiller et la numéroter automatiquement selon vos paramètres.
Par défaut, les factures ont un numéro suivant ce schéma :
MK-YYYY-MM-NUM (exemple : MK-2021-09-154)
Vous pouvez modifier ce paramètre ainsi que le pied de page et d'autres options en allant sur le menu Facturation, puis en cliquant sur la roue crantée en haut à droite et enfin onglet Modèle de facture.
Évidement pour éviter de valider les facture une par une, il existe le bouton Traitement groupé en haut de la page facturation permettant de traiter plusieurs factures en une seule fois :
Une fois que les factures sont validées, vous pouvez les envoyer à toutes les familles de la même façon, en utilisant le traitement groupé.
À noter que dans la fenêtre d'envoi, vous pouvez choisir d'envoyer à chaque parent ou choisir de tout envoyer sur une seule adresse email comme la vôtre ou celle de votre comptable par exemple :
Vous pouvez choisir le format d'envoi pour recevoir un seul PDF avec toutes les factures, plusieurs PDF, un dossier par facture ou encore un fichier Excel.
Dernière chose à savoir après avoir envoyé les factures, Meeko va vous prévenir par email si l'adresse d'un compte client est erronée, par exemple m.michou@gmail.co au lieu de .com à la fin.
Si l'email n'a pas pu être envoyé ou qu'aucune adresse n'existe dans le compte client, vous verrez que l'avion en papier ne s'est pas transformé en "lettre de facteur" et vous n'aurez pas le bouton de relance non plus.
Gérer les règlements
Aussitôt que vous avez envoyé les factures, aussitôt que les parents les ont réglées (ou plutôt comme disait St-Exup' : "fais de ta vie un rêve, et d'un rêve, une réalité").
Rêve à part, soit vous avez mis en place un prélèvement SEPA ou vous cherchez à le faire grâce à ce petit tuto :
Soit vous ajoutez les règlements au cas par cas :
Dans ce second cas, vous pouvez le faire depuis une facture (tout en bas de la facture) ou vous pouvez le faire directement depuis la liste comme sur cet exemple :
Il est également possible d'avoir une vue d'ensemble de l'état et du solde des comptes clients en allant sur le menu principal Comptes clients.
Pour envoyer un email de relance d'une facture impayée, vous pouvez soit utiliser le traitement groupé, soit cliquer sur le petit réveil de relance à côté de l'icône de lettre.
À noter qu'il peut vous arriver de devoir rembourser une famille, de créer une facture manuellement ou de créer une facture d'avoir :
Attestations PAJE
Pour les structures concernées, Meeko permet de générer les attestations PAJE permettant le remboursement des familles.
Jadis, et encore dans certains départements, c'était un fichier au format PDF qu'il fallait renseigné et signé. Meeko permet encore d'obtenir ce fichier si nécessaire.
Maintenant, c'est un fichier Excel avec un format bien précis qu'il faut remplir et là encore vous n'aurez rien à faire ! Meeko peut vous le générer et vous n'aurez plus qu'à le glisser tel quel sur votre espace "démarches simplifiées".
Il faut savoir que dans ces attestations, c'est uniquement les heures et montants liés à la garde d'enfant qui doivent être comptabilisés.
Ainsi, tous les lignes de type "autres" seront ignorées automatiquement par Meeko comme les frais de dossier par exemple.
Ce guide se termine sans transition, telle une fin de roman dont on attend l'adaptation au cinéma. Bon on peut dire que l'oeuvre à découvrir ici c'est le logiciel directement !
FIN
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