Ici nous vous expliquerons pas à pas comment utiliser Meeko pour la gestion de votre équipe. Nous allons démarrer par la création d'une fiche puis vous montrer les contrats, les plannings, les congés, etc.

Créer une fiche équipe

Depuis le menu principal Équipe, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une personne en haut à droite.

Ici vous pouvez soit créer une toute nouvelle personne en renseignant au moins le prénom et nom, soit importer la fiche d'une personne d'une autre structure avec le bouton tout en haut :

Importer une personne

Même si vous n'avez pas tout renseigné au début, vous pourrez cliquer sur le bouton Modifier dans la fiche équipe pour la compléter plus tard.

Dans la fiche équipe, il est également possible d'ajouter des documents qui peuvent être des fichiers ou des liens web.

À savoir :

Pour qu'une personne soit présente sur Meeko Team, elle doit avoir un contrat actif et avoir l'option de visibilité sélectionnée à oui comme ici :

Visibilité d'une fiche équipe

Créer le contrat de travail

Meeko permet de créer / télécharger le contrat de travail des équipes tout en initialisant les heures de travail et les compteurs à utiliser par défaut.

  • Ajouter le contrat

Depuis la fiche d'une personne, rendez-vous sur l'onglet Contrats, puis sur le bouton Ajouter un contrat.

Vous pourrez ainsi renseigner plusieurs informations du contrat comme la date, le poste, le nombre d'heures, son type, etc. Il est aussi possible d'aller plus loin en ajoutant plusieurs périodes d'essai ou des qualifications par exemple.

Si une personne travaille sur plusieurs structures, vous pouvez avoir un contrat unique et cocher les structures concernées :

Contrat sur plusieurs structures
  • Télécharger le contrat

Comme pour les devis ou contrats des enfants, vous pouvez télécharger le contrat rempli soit en créant un nouveau modèle, soit en important votre propre modèle Word :

  • Annualisation du temps de travail

L'auteur prépare encore le paragraphe consacré à cette rubrique.

  • Initialiser les compteurs

Le contrat permet de définir un nombre initial sur les compteurs de son choix.
Par exemple le nombre de congés payés ou des jours de congé sans solde autorisés :

Prévoir les plannings

Vous avez maintenant tout préparé pour bien renseigner les plannings de votre équipe. Vous pouvez ainsi soit commencer à ajouter les plages depuis la fiche équipe directement, soit le faire depuis le planning général pour voir tout le monde en même temps.

  • Personnaliser les types de planning

Il est possible d'avoir plusieurs types d'évènements (Administratif / Formation / Activité / etc) que vous pouvez personnaliser afin d'avoir le planning qui vous convient :

Nouveau planning

Astuce : vous pouvez copier un planning en maintenant ALT + Clic, puis cliquez ensuite à l'endroit où vous souhaiter l'insérer.

  • Encadrement des enfants et taux d'occupation

Meeko affiche le taux d'occupation, le nombre d'enfants au cours de la journée et peut également vous prévenir si l'encadrement n'est pas conforme aux règles que vous avez définies.

Encadrement équipe

Sur cette capture, j'ai choisi d'avoir 1 personne pour 3 enfants, puis 2 jusqu'à 10 enfants, etc. Meeko m'affiche par exemple que de 16h30 à 18h30 il me faut quelqu'un puisqu'une personne est absente.

Vous pouvez avoir des règles différentes selon les groupes d'enfants et même selon chaque poste de votre équipe. Il suffit de vous rendre sur le menu Plannings, puis le bouton paramètres en haut à droite pour arriver sur l'onglet Groupes & Encadrement.

Enfin concernant l'encadrement, il est aussi possible de choisir si le planning ajouté affecte ou pas l'encadrement. L'exemple classique serait un planning stagiaire qui ne ne sera pas pris en compte dans l'encadrement.

  • Semaines types

Si vos plannings se ressemblent chaque semaine ou que vous avez des semaines tournantes A / B / C (ou l'alphabet complet même), Meeko vous permet de créer des semaines types soit depuis la fiche équipe, soit au niveau général encore une fois :

Vous pourrez par exemple importer le planning d'une personne pendant un remplacement, prévoir les pauses en les déduisant ou non de l'encadrement, etc.

  • Partager le calendrier

Maintenant que vos plannings sont préparés, vous voudrez certainement les partager avec votre équipe.

Abonnement au planning

Il y a plusieurs façons pour qu'une personne accède à ses horaire :

  • Consulter directement les horaires sur Meeko Team

  • Avoir un accès sur la partie gestion avec des droits restreints

  • Imprimer le planning en PDF

  • S'abonner au planning via l'agenda de son choix

Les pointages au quotidien

Vous pouvez tout à fait ne jamais demander à votre équipe de pointer les heures mais si vous décidez de le faire, Meeko vous propose plusieurs options.

On peut soit ajouter les plannings réels depuis la partie gestion, soit le faire depuis Meeko Team pour qu'ils soient remontés automatiquement.

Dans ce cas là, vous pouvez assigner ou non un code de pointage à chaque personne si vous souhaitez que votre équipe ait à rentrer ce code (ce n'est pas un fonctionnement obligatoire).

Pointage tablette

À savoir également que Meeko est capable de pointer automatiquement pour les membres de votre équipe. Il le fera par exemple si une personne a oublié de pointer le départ et vous préviendra via une notification afin de garder une trace.

Gérer les congés, absences, etc

Votre gestion RH complète se termine enfin par une gestion très facile des absences ou des différents compteurs :

  • Congés & Arrêts

Par défaut, Meeko a créé des types de planning pour les congés et les arrêts. Il a également associé à ces types, des compteurs spécifiques pour les congés payés, congés sans solde et arrêts maladie avec ou sans justificatif.

Vous pouvez retrouver ces paramètres, les modifier ou en ajouter d'autres grâce à ce petit tuto :

Ensuite, vous pourrez facilement ajouter sur le planning qu'une personne est en arrêt sur une période spécifique :

Ajouter une absence

Votre équipe pourra également faire des demandes directement depuis la partie Meeko Team mais l'auteur prépare encore le paragraphe consacré à cette rubrique.

  • Compteurs

Comme sur la capture précédente, vous pouvez choisir de comptabiliser tout ce que vous souhaitez lier aux plannings.

Vous pouvez soit décider d'avoir un nombre initial et décompter au fur et à mesure (par exemple les congés), soit décider de juste additionner un compteur (par exemple les heures supplémentaires ou les formations).

Le compteur initial se configure dans le contrat comme vu au tout début de ce guide mais vous pouvez à tout moment l'ajouter ou le soustraire avant de valider un planning.

  • Rapports & Statistiques

Maintenant que vous avez toutes les données, vous pouvez facilement les afficher ou les transmettre à votre gestionnaire de paie.

Pour cela, le menu Équipe - Rapports regroupe à la fois les statistiques détaillées des heures prévues / réalisées en fonction de chaque type et à la fois le rapport des compteurs pour tout de suite obtenir l'état sur une période choisie.

Statistiques

  • Créer des règles d'automatisation

L'auteur prépare encore le paragraphe consacré à cette rubrique.

Voilà ! Vous savez tout sur la gestion RH sur Meeko !

Ou presque car comme disait Socrate (le très vieux, pas le milieu de terrain brésilien) : "Tout ce que je sais, c'est que je ne sais rien, et en plus l'équipe Meeko est là pour me conseiller".


FIN


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